Utvecklade relationer ger effektivare team

Bakgrund

Metodiken

Metodens ursprungliga syfte är att beskriva för beställare och utförare hur de gemensamt kan utveckla verksamheten genom riktade samarbetsprojekt.

Metoden är från början tänkt att genomföras i två steg:

• Identifiera samarbetsprojekt
• Genomföra samarbetsprojekt 

Själva processen i det första steget - ”Identifiera samarbetsprojekt” - visade sig vara av så stort värde för deltagarna att det blivit en egen produkt från Skogforsk, som numera vanligtvis benämns MYLLAN.

Myllan idag

Dagens MYLLAN är en 2-dagarsövning som inleds med en kartläggning av vad som fungerar väl och mindre väl i dagens samarbete.  

Strukturerat och under handledning identifieras därefter angelägna åtgärds- och utvecklingsområden i verksamheten. Utvecklingsområden, som återfinns i gränssnittet beställare – leverantör eller leverantör – leverantör utgör potentiella samarbetsprojekt att gemensamt ta ansvar för.

Genomförande

Om arbetsgången

Inledningsvis presenterar forskarna fakta om vad som kännetecknar effektiva team. Därefter får alla medverkande övergripande presentera sin egen bild av verksamhetsområdets (i detta fall virkesområdets) nulägessituation.

Nästa steg i processen är att deltagarna, med hjälp av exempel från vardagen, var och en beskriver hur man bedriver t.ex. drivnings- och skogsvårdsverksamheten.

Resultatet är en lista över traditioner, dvs. vad och hur man brukar utföra saker, samt hur relationen med affärspartnern fungerar. Nästa steg är att ur dessa traditioner sortera ut:

- sådant som man vill bibehålla.

- beteenden och situationer som man helst vill undvika eller helt sluta utföra.

- sådant man ser behov av att justera eller utveckla.

Möte 1, hösten 2015

En liten grupp på ca 10 tjänstemän och entreprenörer träffades för ett första steg. Tjänstemännen och entreprenörerna har olika typer av arbetsuppgifter, och de upplevda störningarna varierade mellan de två grupperna. Däremot var man påfallande eniga om vilka processer som är allra viktigast att utveckla:

• Att få fram traktdirektiven i god tid.
• Att traktdirektiven håller tillräckligt hög kvalitet.
• Att åstadkomma en bättre planering i alla steg av kedjan.
• Att hålla en större traktbank för att kunna förlänga planeringshorisonten.
• Att utveckla relationerna med fokus på förbättrad dialog, information och samsyn, färre vardagliga misstag samt en bättre vi-känsla.

Slutligen funderade gruppen över nya, mera innovativa sätt att effektivisera delar av verksamheten.

Möte 2, hösten 2016

I oktober 2016 genomfördes en uppföljning och en breddning av insatsen, även nu under ledning av Skogforsk. Nu var samtliga tjänstemän och entreprenörer inom virkesområdet med, alltså även de som inte var med under träffen i november 2015.

Syftet var att involvera hela virkesområdet i arbetssättet genom att synliggöra vad som hänt under året inom de åtgärdsområden man identifierat i fjol, samt att diskutera vad som konkret behöver göras framöver för att nå en fortsatt förbättrad samverkan, och därmed högre effektivitet.

"Nytt sätt att tänka"

Några tjänstemän som var med vid övningen 2015 vittnade om en slags kulturförändring, vad man kallar "ett nytt sätt att tänka". Det hade bl.a. resulterat i tätare och öppnare kommunikation. Insikten om andra tjänstemäns och entreprenörers situation hade ökat, vilket hade resulterat i en annorlunda prioritering, ökad framförhållning och mer fokus på kvaliteten i traktdirektiven.

Några av de entreprenörer som var med 2015 hade märkt en ökad fokusering på traktdirektiven och att "brandkårsutryckningarna" därmed hade minskat. Generellt var allt bättre förberett när man kom till nya trakter, ansåg man.

Det hade även hållits träffar för skogsvårdsentreprenörer, något man bestämt i november 2015, och entreprenörerna kände nu en större förståelse för att saker och ting ibland inte fungerar som man skulle ha önskat. En entreprenör uttryckte att man kommit varandra närmare efter den förra övningen.

VO-chefen beskrev utifrån sin horisont att han borde ha haft med hela verksamhetsområdet redan vid den första övningen. Han tyckte sig kunna se en del förändringar till det bättre under året, även om förändringarna är svåra att kvantifiera och knyta till det nya arbetssättet.

Gemensam prioritering av förändringsprojekt

Grupper, sammansatta av både tjänstemän och entreprenörer, fick därefter beskriva hur man jobbade med sina viktigaste delprocesser och sortera ut viktiga åtgärdsområden.

Även denna gång visade det sig att man var ganska överens om de viktigaste utvecklingsfrågorna, även över företagsgränserna, och det handlade bland annat om att förbättra och utveckla kommunikationen. Detta för att åstadkomma en ökad förståelse för helheten i alla led. Att bygga upp en större traktbank för att skapa en bättre planeringssituation och framförhållning ansågs vara viktigt att prioritera, vilket även bedöms skapa ökat förtroende hos skogsägarna.

Tätare träffar och kontakter

För att åstadkomma detta föreslogs bland annat fler träffar och tätare kontakter mellan olika funktioner och individer, samt att på flera områden hålla ökat fokus på kvalitet och professionalitet.

VO-chefen konstaterade avslutningsvis att stämningen i gruppen är god och att det uppenbarligen finns stor potential i att jobba mera tillsammans framöver, bland annat behöver transportföretagen involveras.

Nästa uppföljningsmöte kommer att hållas under första halvåret 2017

Resultat och diskussion

Ett viktigt resultat från övningen var att projektet, som från början syftade till att genomföra samarbetsprojekt redan i det första steget – ”Identifiera samarbetsprojekt” – visade sig vara av mycket stort värde för deltagarna.

Erfarenheterna från det förändringsarbete som genomförts under det första året visar att det krävs uthålligt fokus på de identifierade utvecklingspunkterna, samt att en utvecklad, systematiserad dialog och en professionell uppföljningskultur är nödvändig.

Mötet var också överens om att genom att öka ansvarstagandet för det egna bidraget till helheten och att finslipa detaljerna minskar störningarna. Då ökar effektiviteten, och trivseln i arbetet med den.

Skogsbruk är en komplex verksamhet med uppdrag som genomförs under loppet av flera månader från planering via genomförande till slutrapportering, med många olika medverkande aktörer och kräver därför en väloljad organisation. Ju mer komplexa uppgifterna är, desto viktigare är det att relationerna mellan individerna i kedjan fungerar. Man konstaterade också att yrkesskickliga individers förmåga till samspel inte är någon självklarhet, utan att enträgen övning krävs.