Mallar kan ge bättre traktdirektiv

Bakgrund

Traktdirektivet är den arbetsinstruktion som beställaren lämnar till entreprenören i samband med avropande av uppdrag. Utformningen och innehållet kan variera beroende på vem som upprättar direktivet, men dess funktion är alltid att vara bryggan mellan traktplaneraren och utföraren.

Med bristfällig traktplanering sjunker produktionen hos utförarna, och det försämrar deras ekonomiska situation. Dagens traktdirektiv har utvecklingsmöjligheter som kan underlätta hanteringen av information i gränssnittet mellan beställare och utförare. En undersökning hos ett antal representanter från utförar- och beställarsidan visar att majoriteten av utförarna och hälften av beställarna är positiva till en branschstandard för hur traktdirektiv ska utformas.

Mål

Målet med studien var att ta fram ett förslag på riktlinjer för bättre traktdirektiv samt att ge exempel på hur ett välfungerande traktdirektiv kan vara utformat samt hur dess innehåll tydligt skulle kunna struktureras och presenteras.

Metod

Nio skogsföretag kontaktades med en förfrågan om att bidra med företagsspecifika traktdirektiv. Totalt erhölls 180 traktdirektiv för åtgärderna markberedning, plantering, röjning, gallring och slutavverkning.

Följande företag deltog i undersökningen:

• Stora Enso
• Skogssällskapet
• SCA
• Södra skogsägarna
• Norra skogsägarna
• Norrskog
• Sveaskog
• Holmen
• BillerudKorsnäs

Traktdirektiven granskades

Under kartläggningen granskades traktdirektiven utifrån följande kriterier:

• Att nödvändig information fanns med.
• Att informationen presenterades i en, från utförarens perspektiv, logisk ordningsföljd.
• Att informationen var tydlig och lätt att tolka.
• Att det var enkelt att hitta specifik information.

Innehållet kategoriserades

Samtliga ingående delar i traktdirektiven sammanställdes. De analyserades organisationsvis och jämfördes för att se i vilken mån det fanns återkommande, gemensamma rubriker.

Entreprenörsforum gav input

Deltagare i samverkansgruppen Entreprenörsforum gav synpunkter och förslag, vilket resulterade i några exempel på bra traktdirektiv (utifrån utförarnas perspektiv) samt förslag på rubrikstruktur och innehåll som önskas inför avrop av traktuppdrag.

Resultat

Brister och problem

Under kartläggningen identifierades en del brister och problem med traktdirektiven, som ökar risken för misstag och försvårar rationellt arbete. De beskrivs nedan.

Information saknas

För alla typer av skogsbruksåtgärder behövs grundläggande information. Annars ökar risken för misstag och det blir svårare att utföra ett rationellt arbete. En standard skulle kunna innebära att dokumentet inte kan sparas ner utan att viss fördefinierad grundinformation är ifylld. För att lättare urskilja var i dokumentet inskriven information finns skulle en färgmarkering hjälpa till. Då framgår tydligare vilka fält som är rubriker och vilka som innehåller eller kan innehålla information. 

Fig 1. Färgmarkeringar i traktdirektivet kan förenkla upprättande och användning.

Överflödig information

Information som inte är relevant för uppdraget riskerar att ta fokus från eller förväxlas med viktig information. Onödig information gör också tolkningen svårare än nödvändigt. 

Fig 2. Rubrikerna inom det rödmarkerade området fyller ingen funktion och används inte.

Otydligt vad som är rubrik och information

När det inte är tydligt vad som är rubrik och information blir det svårare att söka information och risken att missa information ökar. 

Fig 3. Rubrikerna inom det rödmarkerade området saknar tillhörande information.

Saknade eller felaktiga data i informationsfält

Om informationsfälten saknar eller innehåller felaktiga data blir användaren osäker. En teknisk lösning kan vara att endast ifyllda informationsfält finns med i dokumentet som användaren får eller att ifyllda data får en annan färg än rubriktexterna. Genom att presentera kategorierna i olika färger blir det enklare att skanna igenom dokumentet och snabbt hitta och filtrera information. 

Fig 4. I det här exemplet har de olika kategorierna och rubrikerna märkts upp med olika färger, vilket gör det enklare att snabbt hitta och filtrera information.

Ologisk ordningsföljd

En ologisk ordningsföljd gör det svårare att snabbt sätta sig in i hur uppdraget ser ut. Det är till exempel inte ovanligt att viktig information om aktuell åtgärd återfinns först långt ner i dokumentet.

Fig 5. Det här exemplet visar en undanskymd presentation av central information.

Informationen sorteras på olika sätt

När en användare till exempel vill veta hur ett bestånd ska gallras så kan informationen finnas på varierande platser och under helt olika rubriker. Detta försvårar för utförare som har uppdrag hos flera beställarorganisationer.

Fig 6. Figuren visar ett exempel där data för information om volymsuttag placerats på ologisk plats.

Rubriksättningen ställer till det

Varierad rubriksättning och svårtolkade rubriker kan orsaka förvirring för dem som utför uppdrag för flera olika beställare. Det som vissa kallar “Traktsortiment” kan andra kalla “Utbyte”. Och det någon kallar “Sortiment” benämner någon annan som ”Produkt”.

Onödiga tecken

Överflödiga tecken och symboler bör undvikas för att inte orsaka förvirring hos användaren och minska riskerna för misstag.

Varierande teckenförklaring till kartsymboler

Teckenförklaringen till kartsymboler varierar i stor grad mellan olika beställare. Kartornas beskrivningar utgörs av allt från siffror och text till bilder, vilket försvårar tolkningen.

Förslag till riktlinjer

För att underlätta arbetet med att utveckla framtidens traktdirektiv ser Skogforsk ett behov av att kategorisera informationen utifrån olika informationstyper.

Följande fyra kategorier har identifierats:

1. Grunduppgifter. Innehåller allmän information om trakten. Här återfinns samtliga data som är kopplade till identiteten i fastighetsregister, beståndsregister, skogsbruksplan, etc. Hit är alltid en översiktskarta kopplad, som ger en översiktlig bild av var trakten ligger i geografin.
2. Beskrivning/Information. Innehåller data om de förutsättningar som gäller inom trakten, till exempel terrängens beskaffenhet, markens egenskaper och befintlig skog. Innehåller även information om byggnader, anläggningar, ledningar, vattendrag och allt annat som kan kräva olika typer av hänsyn. Hit kopplas samtliga kartor förutom översiktskartan.
3. Instruktion/Hänsyn. Beskriver vad som ska utföras och produceras, hur arbetet ska utföras och vilket utfall som förväntas. Innehåller också beskrivning om vilka hänsyn som ska tas och på vilket sätt.
4. Efterredovisning. Innehåller beskrivning om vad som utförts på trakten, vilka hänsyn som tagits och avvikelserapportering. Omfattar också eventuella uppgifter om nödvändiga åtgärder i framtiden och noteringar om hur instruktioner och annat fungerat på trakten.

Det är inte praktiskt möjligt att särskilja kategorierna från varandra i traktdirektiven. Istället kan man på ett grafiskt sätt markera vilka av kategorierna som olika fält/uppgifter avser.

Diskussion

Traktdirektiven spelar en viktig roll för skogsbrukets mål att minimera skador på mark och vatten vid drivningsarbete. Kvaliteten är avgörande för att kunna ta rätt hänsyn till exempelvis natur, kulturminnen, fornminnen, ledningar i luft och mark.

Uppfyller inte önskemålen

Uppfattningen hos många utförare är att traktdirektiven inte uppfyller deras önskemål. De brister som ofta påtalas handlar mer om kvaliteten på innehållet än form och utseende. Dock kan misstänkas att en bra form och struktur även bidrar till att direktiven fylls med relevant och värdefull information.

Omfattningen ökar

Skogsbrukets strävan att ta större hänsyn och nyttja skogsmarken på ett bättre sätt har gjort att traktdirektiven blivit allt mer omfattande över tid. I dag kan ett dokument vara cirka 10–14 A4-sidor. Ju större mängd information, desto viktigare att den är strukturerad och presenterad på ett tydligt och lättförståeligt sätt.

Standard har inte diskuterats

När det gäller styrning av aptering, registrering av produktion eller produktivitet har skogsbruket sedan länge en branschstandard, StanForD. För traktdirektiv däremot har inte frågan på allvar diskuterats. Beror det på att avsaknaden inte ger lika väl synliga effekter? Eller har de negativa effekterna kanske inte blivit synliga för de som har ansvaret för att ta fram dokumenten?

Automation att vänta även här

Branschen har ännu inte utvecklat automation för data och information som ryms i traktdirektivet, men högst sannolikt är vi på väg dit. Initialt kommer troligen föraren automatiskt att få instruktion från maskinens informationssystem om vilka moment som ska utföras vid olika tillfällen, till exempel om var och när högstubbar ska skapas, hur hårt skogen ska gallras, var i terrängen basstråket ska ligga eller exakt plats för olika virkesvältor. 

Slutsats

Med tanke på ökad automation och digitalisering i framtiden, kommer behovet av en standard för struktur och innehåll vad gäller informationen i traktdirektiven att öka. Här finns en betydande rationaliseringspotential, samtidigt som risken för misstag och onödiga ledtider kan begränsas. Även sett i ett kortare perspektiv så tror vi att en standard skulle ge positiva effekter.

Många direktiv har möjlighet att ge omfattande och detaljerad information, men en stor del av informationsutrymmet används oftast inte. Vår bedömning är att en mall att följa under arbetet med att addera information i traktdirektiven kan underlätta den framtida utvecklingen av traktdirektiv och samtidigt förenkla användandet och därmed också skapa förutsättningar för att viktig information når fram till utföraren av olika skogsbruksåtgärder.