Samverkan och dialog spelar en viktig roll för att säkerställa hög prestation och lönsamhet i skogsbruket

Utvecklad dialog mellan beställare och utförare

Idag utförs skogsvård och avverkning till största delen av entreprenadföretag. Kärnverksamheten för flertalet av dagens drivningsentreprenörer är maskinell skogsavverkning. I detta ingår kontakt med uppdragsgivare för att träffa affärsöverenskommelser och utbyta information om kommande, pågående och avslutade arbeten. Den tekniska utvecklingstakten, liksom trenden med kontinuerliga produktivitetsförbättringar, har stagnerat samtidigt som kraven på miljöhänsyn, certifiering och leverans till industrin ökat. Tekniska utvecklingsinsatser måste numera kompletteras med andra angreppssätt för att säkerställa hög prestation och garantera fortsatt lönsamhet i skogsbruket.

En olycklig konsekvens av de ökade kraven är att pressen på såväl produktionsledare som entreprenörer har ökat. En slutsats av forskning inom området är att den psykosociala arbetsmiljön behöver lyftas fram vid verksamhetsutveckling av skogsbrukets avverkningsorganisation. Samverkan och dialog mellan entreprenörer och uppdragsgivare samt rutiner som bidrar till framförhållning i planeringen har bedömts som angelägna för att minska negativ stress. Vidare har man påvisat att utvecklingen av den operativa verksamheten påverkas av såväl de anställdas förmåga till förståelse, av både sig själva och verksamheten, som de allt snabbare förändringarna. Man har argumenterat att en nödvändig grund för operativ utveckling, som också väntas leda till effektivitet och hälsa, är social kompetensutveckling, det vill säga att utveckla former för kommunikation inom den skogliga operativa organisationen.

Insats för att utveckla dialog

Det övergripande syftet med studien var att beskriva hur en långsiktig insats för att utveckla dialogen mellan beställare och utförare i entreprenadskogsbruket genomfördes samt att utvärdera effekten av denna typ av utvecklingsinsats. Detta gjordes i form av jämförande fallstudier, varav den ena genomfördes i ett företag där såväl tjänstemän som entreprenörer deltog, och den andra i ett företag där enbart tjänstemän deltog.

Verktyg för feedback

I rapporten beskrivs utvecklingsinsatser vid två svenska skogsbolag. Företag 1 genomförde insatsen på ett distrikt där såväl tjänstemän som drivnings- och åkerientreprenörer deltog. Det övergripande syftet var uppnå största möjliga effekt mot långsiktigt hållbar lönsamhet i hela kedjan genom förbättrad dialog och rutin för strukturerat affärsutvecklingssamtal. Deltagarna skulle tillsammans skapa en effektiv och lärande uppföljningskultur där fördjupade relationer och strukturerad feedback mellan tjänstemän och entreprenörer i förlängningen förväntas leda till bättre utveckling för alla.

På företag 2 var syftet att skapa förbättrade relationer med de kontrakterade entreprenörerna, men man valde att genomföra utvecklingsinsatsen med enbart tjänstemän vid produktionsfunktionen på en förvaltning inom företaget.

Avsikten med båda utvecklingsinsatserna var att deltagarna genom att lära sig en strukturerad modell för utvärdering av utfört arbete ska kunna föra en konstruktiv dialog, bli säkrare i sina roller och därmed utveckla affärsrelationerna. Effektiv och uthållig samverkan mellan entreprenörer och tjänstemän i skogsbruket antogs bygga på en gemensam förståelse av helheten, av varandras arbetsförhållanden och verkligheter, förmåga till dialog och kommunikation samt att entreprenörer och tjänstemän som samverkar behöver utvecklas som verkliga team, trots att de representerar olika organisatoriska system. Den pedagogiska grunden för insatsen byggde på principerna för erfarenhetsbaserat lärande.

Metod

I två fallstudier har vi följt insatserna från start till slut. Data samlades in genom intervjuer, deltagande observation, kartläggning av tidsåtgång för störningsmoment i respondenternas arbetsvardag samt en enkät vars frågor avsåg att belysa ett antal faktorer som påverkar arbetsmiljö och effektivitet i arbetet. Respondenterna utgjordes av deltagarna i respektive insats. I fallet med företag 2 tillkom dessutom ett antal av de entreprenörer som anlitas av förvaltningen. Dessa fungerade som referensgrupp för att utvärdera om och hur relationerna mellan tjänstemän och entreprenörer utvecklades under den studerade perioden. De båda insatserna genomfördes under maj 2016 till december 2017 (företag 1) respektive oktober 2016 till maj 2018 (företag 2).

Resultat

De genomförda utvecklingsinsatserna har bidragit till en ökad och öppnare dialog mellan deltagarna i båda insatserna. Vi kunde konstatera att dialogutveckling med fokus på relationen mellan tjänstemän och entreprenörer fungerar bäst då båda kategorierna deltar i samma utvecklingsinsats. Detta hindrar dock inte att några av tjänstemännen som deltog vid företag 2 upplevde feedback-modellen som positiv och har börjat använda den i sin vardag. Resultatet från fallstudierna tyder på att båda insatserna har haft effekt på deltagarnas förhållningssätt, men att utfallet i förhållande till ursprunglig målsättning ser lite olika ut för de två fallen. De skillnader i innehåll och utfall som identifierats kunde i hög grad hänföras till innehållet och vilka som deltagit i respektive utvecklingsinsats. Företag 1 behöll utvecklingsinsatsens ursprungliga fokus på dialog i kedjan med flera aktörer som deltagare, medan företag 2 en bit in i perioden valde att skifta fokus till gruppens och deltagarnas utveckling som kollegor och ledare.

En underförstådd fråga var om en mer begränsad insats, som den i företag 2, kan ge liknande resultat som den mer ambitiösa satsningen som det innebar att inkludera entreprenörer i insatsen. Vår jämförelse gav följande resultat:

Även om den begränsade insatsen i företag 2 har ökat medvetenheten om feedback och kommunikation hos tjänstemännen är intrycket att insatsen gett mer avtryck i vardagsarbetet i företag 1, även om mycket återstår att göra. Det är intressant att notera att företag 1 efter det aktuella projektet har valt att fortsätta utvecklingsarbetet i hela organisationen för att nå bättre relationer och samverkan såväl inom förtaget som mellan företag 1 och dess partners på drivnings- och skogsvårdssidan.

Intervjuernas öppna frågor gav utrymme för respondenterna att prata fritt kring olika teman. Detta medförde att ett antal utvecklingsområden, såväl inom som mellan företag tydliggjordes. Flera handlar om brister i förutsättningarna för entreprenörernas arbete, vilket bidrar till stress hos såväl entreprenörer som tjänstemän. Dessa faktorer, som ofta kan kopplas till bristande rutiner och kommunikationsvägar mellan olika aktörer i avverkningskedjan, känns igen även från tidigare studier av skogsbrukets organisation. Det faktum att flera tjänstemän med olika funktioner är involverade i samma ärende innebär att ett helhetsperspektiv på avverkningskedjan ofta saknas, något som ibland medför onödiga slitningar mellan kollegor och samarbetspartners.

Slutsatser

Goda relationer och samarbete mellan entreprenör och kund är viktiga faktorer för att nå såväl kvalitets- och produktivitetsförbättringar som lägre avverkningskostnader. För att garantera fortsatt lönsamhet i skogsbruket behöver de tekniska utvecklingsinsatserna därför kompletteras med andra angreppssätt. Kommunikation är en avgörande ingrediens för att åstadkomma en djupgående förändring i en organisation där tidigare beteenden och värderingar behöver omprövas. Genom att utveckla dialogen mellan medarbetare och samarbetspartners och öka kompetensen att ge och ta professionell feedback kan man uppnå goda relationer och större effektivitet i avverkningskedjan.